Onderhoudsovereenkomst

De onderhoudsovereenkomst biedt u zekerheid, gemak, kostenbesparing en natuurlijk uitstekende dienstverlening. Het gaat ons erom u zoveel mogelijk voordelen te bieden voor uw bedrijf. Want dat is waar het om gaat bij Exact. Welke voordelen de onderhoudsovereenkomst u biedt? Klik hieronder om verder te lezen.

Betrouwbaarheid

Niets is belangrijker dan een soepel verloop van al uw bedrijfsprocessen. Dat wilt u natuurlijk doen met een betrouwbare software partner. Een partner die ervoor zorgt dat uw bedrijfsprocessen volledig geautomatiseerd worden. Maar ook een partner die u snel terzijde staat als u hulp nodig heeft. Exact is zo'n partner. Veel bedrijven hebben hun vertrouwen al in ons gesteld en automatiseren hun bedrijfsprocessen met behulp van de onderhoudsovereenkomst van Exact.

Neem nu eens uw huidige situatie als voorbeeld en stel uzelf de volgende vragen:

• Hoe waarborg ik de goede werking van mijn software?
• Wat betekent een onvoorziene vertraging bij leveringen of facturatie?
• Wat kost het als een medewerker (tijdelijk) niet kan werken?
• Wie ondersteunt hen bij vragen of problemen?
• Hoe lang moet ik wachten op de juiste hulp?

De onderhoudsovereenkomst van Exact biedt u altijd een betrouwbaar antwoord op deze praktische vragen. U betaalt hiervoor jaarlijks één vast bedrag. U weet dan precies waar u aan toe bent en komt achteraf niet voor verrassingen te staan.

Telefonische ondersteuning

Als u vragen heeft dan wilt u natuurlijk zo snel mogelijk een pasklaar antwoord. In dat geval staan wij altijd voor u klaar. U vertrouwt op de kennis van gecertificeerde supportmedewerkers van Exact en zijn partners. Die zorgen voor goede begeleiding en vakkundige hulp.

Investering behouden

Eens in de zoveel tijd moet u uw hardware vernieuwen. U kunt dan gewoon gebruik blijven maken van onze pakketten. Het kan echter zijn dat uw nieuwe hardware een pakket als Exact voor Dos niet meer ondersteunt. In dat geval adviseren we u om over te stappen naar een nieuwe productlijn. Deze producten ondersteunen de nieuwste hardware en besturingssystemen en hebben als bijkomende voordeel dat de laatste wettelijke wijzingen zijn doorgevoerd. Als u een onderhoudsovereenkomst van Exact neemt dan kunnen wij u in zo'n geval een korting aanbieden. Hierdoor hoeft u geen volledige investering te doen.

Altijd up-to-date

Exact is al meer dan 25 jaar leverancier van softwarematige oplossingen. Elk jaar investeren we voor u in vernieuwingen en verbeteringen. Wij zorgen voor de nieuwste releases en stellen deze voor u beschikbaar. De software is eenvoudig via internet te downloaden. Installeert u liever van een CD- of DVD-ROM? Dan sturen wij u er een op aanvraag toe.

Gunstige overstapregeling

Stel u wilt nu overstappen van uw huidige Exact software pakket naar de nieuwste productlijn. Als u een onderhoudsovereenkomst heeft dan bieden wij u een gunstige overstapregeling. Waar u precies recht op heeft, is afhankelijk van de productlijn die u nu gebruikt. Neem voor meer informatie contact op met Exact of uw Exact-partner. Wij informeren u graag over de mogelijkheden.

Gratis workshops

Als klant van Exact kent u de voordelen van het automatiseren van uw administratie. Maar haalt u wel alles eruit wat erin zit? Daarom biedt Exact alle klanten, met een actief onderhoudscontract, gratis workshops aan. Zodat u weet wat de mogelijkheden van het pakket zijn, u functies gebruikt die u niet eerder hebt toegepast en in een handomdraai al uw administratieve zaken regelt.

Alles op een rij...

Hieronder leest u de belangrijkste voordelen nog eens op een rij. Met de onderhoudsovereenkomst profiteert u van:

• Antwoorden op uw supportvragen
• Hulp bij calamiteiten
• Updates ter verbetering van uw product
• Voorbereiding op alle wettelijke eisen en fiscale regels
• Gunstige overstapregeling
• Uitstekende klantenservice
• De deskundigheid van een partner met meer dan 25 jaar kennis en ervaring

Meer weten?

De afdeling Klantenservice helpt u graag verder! U kunt ons bereiken op telefoonnummer 015 - 711 51 00 (optie 5).

Disclaimer:
Bovenstaande voordelen zijn gebaseerd op de actuele productlijnen van Exact; Exact Compact, Exact Online, Exact Globe en Exact Synergy. Voor oudere productlijnen zoals Exact voor Dos, Exact voor Windows en Exact Globe 2000 wordt geen additionele functionaliteit meer ontwikkeld. Alleen noodzakelijke fiscale of wettelijke wijzigingen worden doorgevoerd. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend.

U bent niet verplicht een onderhoudsovereenkomst af te sluiten. Indien u geen onderhoudsovereenkomst heeft, kunt u niet gebruikmaken van de voordelen die deze overeenkomst biedt.

Voor sommige software modules is het echter wel verplicht een onderhoudsovereenkomst af te sluiten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de module E-Salaris, omdat rekenregels voor de salarisberekening jaarlijks veranderen en u deze nodig heeft. Overigens kunt u alleen een onderhoudsovereenkomst afsluiten voor uw gehele licentie.

Verder betaalt u voor het gebruik van Synergy het zogenaamde ‘gebruikersrecht’. Dit is een jaarlijks bedrag wat u per gebruiker betaalt. Indien u dit gebruikersrecht voor Synergy niet betaalt, vervalt uw licentie voor Synergy daarmee.

Tip: Het afsluiten van een onderhoudsovereenkomst is in de meeste gevallen voordeliger dan het aanschaffen van nieuwe software.

Alleen klanten met een geldige onderhoudsovereenkomst hebben recht op (telefonische) support. Dit betekent dat u alleen met een geldige onderhoudsovereenkomst de deskundige hulp van onze afdeling Customer Support kunt inschakelen.

Indien u geen onderhoudsovereenkomst wilt afsluiten, kunt u een Exact-consultant betaald inhuren om uw vragen te beantwoorden. U kunt deze consultant per dagdeel van 4 uur inhuren. Voor de kosten en mogelijkheden kunt u contact opnemen met Exact Nederland:

• via telefoon: 015 - 711 51 00 - Optie 5 (trainingen en consultancy)

Voor het afsluiten van een onderhoudsovereenkomst, of vragen daarover, neemt u contact op met uw Exact-partner of met Exact Software Nederland B.V.:

• via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
• via telefoon: 015 - 711 51 00 - Optie 5 (klantenservice)

Tip: Wanneer u er zeker van bent dat u geen gebruik meer maakt van de functionaliteit van een module, dan kunt u deze module opzeggen.

1. Licentieovereenkomst

   • Hier tekent u voor het gebruik van de door u aangekochte licentie.
   • U dient hier ook nog te tekenen voor het gebruik van Synergy, indien u ook deze software heeft aangeschaft

2. Onderhoudsovereenkomst

   • ‘JA’: hier tekent u voor de onderhoudsovereenkomst, waarna u gebruik kunt maken van de voordelen die dit biedt, zoals toegang tot de supportafdeling en software updates.
   • ‘NEE’: U kunt er ook voor kiezen om geen onderhoudsovereenkomst af te sluiten. U kunt vervolgens lezen waar u dan geen rechten op heeft.

3. Supportovereenkomst Synergy

   Als gebruiker van Synergy heeft u de mogelijkheid om alleen het gebruikersrecht af te sluiten, of aanvullende supportdiensten of te nemen. Hier wordt een additionele overeenkomst voor afgesloten, hier zijn ook aanvullende kosten aan verbonden.
   • ‘JA’: hier tekent u voor de supportovereenkomst op Synergy, waarmee u toegang krijgt tot de supportafdeling van Exact Software Nederland B.V.
   • ‘NEE’: U kunt er ook voor kiezen om geen supportovereenkomst af te sluiten. U heeft dan wel het gebruikersrecht voor Synergy, maar krijgt geen toegang tot de supportafdeling.

Tip:

Voor het afsluiten van een onderhoudsovereenkomst, of vragen daarover, neemt u contact op met uw Exact-partner of met: Exact Software Nederland B.V., via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of telefonisch: 015 - 711 51 00, optie 5 (klantenservice)

Als u met twee licenties werkt en gegevens tussen deze licenties uitwisselt, is het verstandig op beide licenties een onderhoudsovereenkomst af te sluiten. Wanneer u dit niet doet, ontvangt u voor slechts één versie alle nieuwe aanpassingen. Het kan dan voorkomen dat u de gegevens tussen beide licenties niet meer kunt uitwisselen.

Tip: Wanneer u er zeker van bent dat u geen gebruik meer maakt van de functionaliteit van één van de licenties dan kunt u deze licentie opzeggen.

Het aanschaffen van een nieuwe licentie is nagenoeg altijd duurder dan het afsluiten van een onderhoudsovereenkomst. Gemiddeld eens in de twee à drie jaar komt er een nieuwe versie uit, waarmee uw huidige versie verouderd is. U zou uw licentie in drie jaar moeten afschrijven.

Door jaarlijks een vast bedrag te investeren verzekert u er zich van dat u niet alleen in het bezit kunt komen van deze nieuwe versies, maar u ook de tussenliggende kleine aanpassingen (releases) via onze website kunt downloaden. Uw software behoudt zijn waarde.

Natuurlijk kunt u ook voor de oudere softwarepakketten een onderhoudsovereenkomst afsluiten en profiteren van de voordelen die deze overeenkomst u biedt. U hoeft alleen maar ‘ja’ op de onderhoudsregistratiekaart aan te kruisen, de kaart te ondertekenen en deze terug te sturen. Op de kaart staat een antwoordnummer zodat u niet naar een postzegel hoeft te zoeken.

Tip: U vindt de onderhoudsregistratiekaart in de Exact Voorwaarden voor uw licentie, onderhoud en support. Deze voorwaarden heeft u ontvangen bij uw software. Op het voorbeeld ziet u wat u aan moet kruisen.

Indien u niet alle modules mee wilt laten lopen in het onderhoudscontract, kunt u dit in een begeleidend schrijven kenbaar maken. U stuurt dit samen met de onderhoudsregistratiekaart in. In dit schrijven geeft u aan welke modules u in de onderhoudsovereenkomst geactiveerd wilt zien. Let er wel op dat u in de toekomst deze modules niet meer kunt reactiveren. Immers, deze modules zullen bij het installeren van een nieuwe release niet meer aanwezig zijn in uw licentie. Als later blijkt dat u alsnog gebruik wenst te maken van de betreffende modules, dan zult u deze opnieuw moet aanschaffen.

Tip: U vindt de onderhoudsregistratiekaart in de Exact Voorwaarden voor uw licentie, onderhoud en support. Dit heeft u ontvangen bij uw software.

Exact hanteert als ingangsdatum de aanschafdatum van de licentie. U start immers direct na aanschaf met het afschrijven. Door alsnog in de achterliggende periode te investeren, kunt u in het bezit komen van de nieuwste versie van uw licentie. Deze investering is altijd voordeliger dan het opnieuw aanschaffen van de licentie.

Als u voor Exact Synergy een overeenkomst heeft afgesloten voor zowel de Licentieovereenkomst als voor de Supportovereenkomst, kan het voorkomen dat u twee facturen voor Synergy ontvangt:

• een factuur voor de licentieovereenkomst / gebruikersovereenkomst
• een factuur voor de supportovereenkomst

U kunt dit zien aan de omschrijving van de artikelen op de factuur.

De Licentieovereenkomst is een jaarlijks bedrag dat u betaalt voor het zogenaamde ‘gebruikersrecht’. Dit is een jaarlijks bedrag wat u per gebruiker betaalt. Hiermee heeft u recht op updates en upgrades. Indien u dit gebruikersrecht voor Exact Synergy niet betaalt, vervalt uw licentie voor Exact Synergy daarmee.

De Supportovereenkomst is een aparte overeenkomst, waarmee u recht heeft op de diensten van de supportafdeling van Exact Software Nederland B.V.

Met de opzegging van het onderhoud op een gedeelte van de modules, zegt u ook het gebruikersrecht op deze modules op. Deze modules zullen na het inlezen van een nieuw licentiebestand niet meer aanwezig zijn in uw licentie. Tot die tijd kunt u echter nog gebruik maken van deze modules.

De opgezegde modules zult u opnieuw moeten aanschaffen, indien u het onderhoud hiervoor wenst te heractiveren.

We zien natuurlijk niet graag dat u uw licentie- en/of onderhoudsovereenkomst opzegt. Toch zijn wij u uiteraard ook behulpzaam als u ons belt om op te zeggen, zodat dit proces soepel verloopt en voor beide partijen correct wordt afgehandeld. U kunt opzeggen op drie manieren.

1. Telefonisch
   Telefonisch is het meest praktisch. Wij nemen dan de opzegging even met u door, geven aan per wanneer u kunt opzeggen, zorgen ervoor het onderhoud op de juiste module(s) wordt stopgezet en u goed op de hoogte wordt gesteld van wat de consequenties van uw opzegging zijn. U neemt simpelweg contact op met onze afdeling klantenservice en geeft uw opzegging telefonisch aan ons door.
   
   Dit kan op telefoonnummer 015 - 711 51 00 (optie 5).

2. Via de website
   U vult het opzegformulier in op de website. Indien de opzegging in goede orde is ontvangen, krijgt u direct een e-mail van ons.

3. Per brief
   U stuurt ons een opzeggingsbrief per post naar:
   
   Exact
   T.a.v. de afdeling Klantenservice.
   Postbus 1567
   5602 BN Eindhoven

Licentie of onderhoud

Geeft u in alle gevallen alstublieft duidelijk aan of u uw licentie en/of onderhoudsovereenkomst wilt beëindigen. Bij het opzeggen van de onderhoudsovereenkomst, kunt u nog wel van onze software gebruik blijven maken, maar niet meer van de voordelen van de onderhoudsovereenkomst. Bij een deelopzegging is het van belang aan te geven welke modules u wilt stopzetten. Houdt u er rekening mee dat deze modules ook uit de licentie worden gehaald en dus niet meer te gebruiken zijn. Indien u telefonisch opzegt, kunnen wij u dit direct helder uitleggen en eventuele vragen hieromtrent van uw kant direct beantwoorden.

Bevestigingsbrief

U ontvangt een schriftelijke bevestiging van ons. In deze bevestiging staat o.a. vermeld per wanneer de overeenkomst wordt beëindigd. Neemt u contact met ons op als u deze bevestiging niet heeft ontvangen.

Opzegtermijn

Houdt u rekening met een opzegtermijn van 3 maanden voor de jaarlijkse vervaldatum van uw overeenkomst. Na deze termijn wordt de overeenkomst automatisch met een jaar verlengd.

Als de onderhoudsovereenkomst op de gehele licentie wordt stopgezet, kunt u deze weer reactiveren. Bij gedeeltelijke opzeggingen is dit niet mogelijk. De opgezegde modules zult u opnieuw moeten aanschaffen. Met de opzegging van het onderhoud op een gedeelte van de modules, zegt u ook het gebruikersrecht op deze modules op. Deze modules zullen na het inlezen van een nieuw licentiebestand niet meer aanwezig zijn in uw licentie.

Dit kunt u opzoeken in uw software zelf. Dit werkt als volgt:

• Open een administratie.
• Ga naar 'Systeem' kies voor 'licentie wijzigen'.
• Hier kunt u zien welke modules u momenteel in uw licentie heeft. Door op elke module te klikken komt er een melding waarvoor deze gebruikt kan worden.

U kunt ook op de knop ‘F1’ klikken in de software zelf. Per menupad zal er een help-bestand worden getoond waarin verder wordt ingegaan op de werking van deze module of de software in dit betreffende menupad.

U kunt uw nieuwe licentie downloaden via de customer portal van Exact. Na het ingeven van uw klantcode en wachtwoord kunt u onder de link 'Licenties' uw nieuwe licentie Exact Globe downloaden en opslaan op uw PC.

Als u meerdere administraties heeft dan dient u de onderstaande stappen per administratie uit te voeren.

• Start Exact Globe op en open uw administratie.
• In uw administratie gaat u naar [Bestand, Licentie bijwerken].
• In het scherm dat dan verschijnt, vraagt het systeem om het nieuwe licentiebestand.
  • Als u dat reeds heeft gedownload via de customer portal kunt u het bestand selecteren dat u heeft opgeslagen in een Windows Verkenner scherm.
  • Klanten die één licentiebestand gebruiken kunnen tijdens het bijwerken van de administratie ook direct het bestand van internet downloaden. Dit is mogelijk door de velden 'Klantcode' en 'Wachtwoord' (wachtwoord voor de customer portal) in te vullen en te kiezen voor 'Download'.
• Nadat u gekozen heeft voor 'Open', is uw licentie direct bijgewerkt.

Aan het einde van het bijwerken behoort u onderstaande melding te krijgen dat de licentie succesvol is bijgewerkt.

Exact Globe / Exact Compact release 390

In releases voorafgaand aan release 390 werd er bij het openen van een administratie een controle uitgevoerd op de vervaldatum van uw licentie. Wanneer deze (bijna) was verlopen werd er een melding getoond waarmee u uw licentie kon verlengen en een klanttevredenheidsonderzoek kon invullen.

Vanaf release 390 is dit gewijzigd. Bij het openen van een administratie met een Nederlandse licentie wordt niet langer meer een controle uitgevoerd op de vervaldatum van de licentie. Ook het klanttevredenheidsonderzoek wordt niet meer getoond. Hierdoor is het niet meer noodzakelijk om ieder jaar uw licentie bij te werken.

De controle die wordt uitgevoerd op de vervaldatum van modules die u als proef heeft aangezet via [Systeem, Algemeen, Licentie wijzigen], wordt nog wel uitgevoerd.

Gerelateerde onderwerpen

• Licentiebestand Exact Globe downloaden vanaf de customer portal
• Direct downloaden licentiebestand vanuit Exact Globe

Gemiddeld eens in de twee à drie jaar verschijnt er een nieuwe versie. Daarnaast verschijnen er jaarlijks een of meerdere kleine aanpassingen (releases). Al deze releases en de nieuwe versies kunt u via de Customer Portal downloaden. Alleen met een onderhoudsovereenkomst heeft u toegang tot de Customer Portal.

Ja, dat kan. U kunt ervoor kiezen om al uw Exact-facturen, waaronder de jaarlijkse factuur voor uw onderhoudsovereenkomst, per automatische incasso te betalen. Daarvoor dient u dit formulier volledig in te vullen en te ondertekenen. Vervolgens kunt u het formulier per e-mail, fax of post naar ons terug sturen.

Lees hier meer over betalen per automatische incasso.

Heeft u ons gemachtigd om per automatische incasso uw facturen te betalen, maar wilt u die machtiging laten intrekken? Download dan hier het formulier daarvoor. Vul dit formulier volledig in, zorg dat het door de juiste persoon is ondertekend en stuur het per e-mail, fax of post naar ons terug.