Bent u klaar voor de btw-verhoging naar 21%?
Het zal u niet zijn ontgaan. Per 1 oktober 2012 is het hoge btw-tarief verhoogd van 19% naar 21%. Exact is sinds deze zomer druk bezig zijn bedrijfssoftware aan te passen aan deze wettelijke wijziging. Speciaal voor u hebben we de belangrijkste zaken omtrent de btw-verhoging verzameld in onderstaande veelgestelde vragen. Verder hebben we per product een stappenplan gemaakt. Bekijk ze in onderstaande FAQ's.
De btw-stappenplannen van Exact
Benieuwd wat u moet doen voor de btw-verhoging? Bekijk ons stappenplan per product.
Heeft u naar aanleiding van onderstaande informatie toch nog vragen over de btw-verhoging? Neem dan contact met ons op. Tip: om zo snel mogelijk antwoord op uw vragen te krijgen raden wij u aan om in te loggen met uw gegevens op de Customer Portal en daar te kiezen voor Supportvraag stellen. Als u Exact Online gebruikt kunt u uw vraag in Exact Online stellen. Kies Help, Help startpagina en vervolgens Stel een vraag.
Bekijk de btw-stappenplannen van Exact
Hieronder ziet u wanneer welke software klaar is voor de btw-conversie. Om het u makkelijk te maken hebben we per product een stappenplan opgesteld. Volg de link achter het desbetreffende product om het te bekijken. Weet u niet helemaal zeker met welke versie van onze bedrijfssoftware u werkt? Bekijk dan het document Hoe kan ik zien met welke softwareversie ik werk?
| Productlijn | Planning | Stappenplan |
| Exact Globe / Exact Globe Next | Beschikbaar* | Naar het stappenplan |
| Exact Online | Beschikbaar | Naar het stappenplan |
| Exact Financials | Al beschikbaar vanaf versie 3.54.8 | Naar het stappenplan |
| Exact Financials Enterprise | Al beschikbaar vanaf versie 7.03.16 | Naar het stappenplan |
| Exact AEC | Beschikbaar | Naar het stappenplan |
| Exact Compact | Beschikbaar* | Naar het stappenplan |
| Exact Compact 2000 | Beschikbaar | Naar het stappenplan |
| Exact Compact voor Windows | Beschikbaar in versie 3.82.0 | Naar het stappenplan |
| Exact Globe 2000 | Beschikbaar | Naar het stappenplan |
| Exact voor Windows / Exact Globe voor Windows | Beschikbaar in versie 3.82.0 | Naar het stappenplan |
| Exact voor Dos | Beschikbaar in versie 7.32.8 | Naar het stappenplan |
| Exact Globe voor Dos | Beschikbaar | Naar het stappenplan |
| Exact HT | Stappenplan beschikbaar | Naar het stappenplan |
-
* Om gebruik te maken van de btw-conversie, inclusief alle verbeteringen die hierin onlangs zijn doorgevoerd, moet u minimaal beschikken over product update 400, 401, 402, 403, 404 of een toekomstige product update met een datum van 10-10-2012 of recenter.
Let op: kijk voor meer info over Exact Synergy (Enterprise) bij de veelgestelde vraag 'Is er ook een btw-conversie beschikbaar voor Exact Synergy (Enterprise)?'.
Veelgestelde vragen over de btw-verhoging
Waarom is er geen stappenplan voor Exact Compact 2003?
Exact Compact 2003 is met ingang van release 380 in september 2007 hernoemd naar 'Exact Compact'. U kunt het stappenplan van 'Exact Compact' volgen.
Is er ook een btw-conversie beschikbaar voor Exact Synergy (Enterprise)?
Er is geen aparte btw-conversie beschikbaar voor Exact Synergy en Exact Synergy Enterprise. Afhankelijk van uw situatie moet u de conversie in Exact Globe Next uitvoeren. Vervolgens moet u een aantal extra handelingen uitvoeren zodat de wijzigingen ook in Exact Synergy (Enterprise) worden doorgevoerd. Raadpleeg de volgende documenten voor informatie over de handelingen die u in Exact Synergy (Enterprise) moet uitvoeren:
Hoe kan ik zien of ik over de juiste softwareversie beschik?
Om gebruik te maken van de btw-conversie, inclusief alle verbeteringen die hierin onlangs zijn doorgevoerd, moet u minimaal beschikken over product update 400, 401, 402, 403, 404 of een toekomstige product update met een datum van 10-10-2012 of recenter. U kunt dit als volgt controleren:
- In Exact Compact: Ga in de software naar het menu[Help, Over]. In het scherm dat wordt geopend moet bij Release, 400, 401, 402, 403, 404 of een toekomstige product update staan. Bij Laatste bijwerkdatum moet een datum van 10-10-2012 of recenter staan.
- In Exact Globe/Exact Globe Next: Ga in de software naar het menu[Help, Over]. In het scherm dat wordt geopend moet bij Release, 400, 401, 402, 403, 404 of een toekomstige product update staan. Bij Laatste bijwerkdatum moet een datum van 10-10-2012 of recenter staan.
Wanneer de datum ouder is dan 10-10-2012 kunt u een update uitvoeren binnen dezelfde product update of u kunt een update uitvoeren naar een hogere product update. Voor meer informatie kunt u het document Hoe kan ik zien met welke softwareversie ik werk? raadplegen.
Ik heb de knop Btw-conversie in een versie die ouder is dan 10-10-2012. Wat nu?
De mogelijkheid om het btw-percentage aan te passen is reeds in enkele product updates aanwezig. Onlangs zijn er echter verschillende verbeteringen in de conversie doorgevoerd waardoor de conversie beter aansluit bij de btw-wijziging die per 1-10-2012 in Nederland van toepassing is. Om gebruik te maken van de btw-conversie inclusief alle verbeteringen die onlangs hierin zijn doorgevoerd moet u minimaal beschikken over product update 400, 401, 402, 403, 404 of een toekomstige product update met een datum van 10-10-2012 of recenter. Wanneer u over een oudere versie beschikt moet u in dat geval een update uit te voeren.
Vanwaar de 10-10-2012 datumeis voor Exact Compact & Exact Globe Next?
De mogelijkheid om het btw-percentage aan te passen is reeds in enkele product updates aanwezig. Onlangs zijn er echter verschillende verbeteringen in de conversie doorgevoerd waardoor de conversie beter aansluit bij de btw-wijziging die per 1-10-2012 in Nederland van toepassing is. Deze verbeteringen zijn op 10-10-2012 beschikbaar gemaakt in product update 400, 401, 402, 403, 404 en in toekomstige product updates. Om gebruik te kunnen maken van deze verbeteringen moet u ervoor zorgen dat u beschikt over een van de genoemde product updates en dat u op 10-10-2012 of na 10-10-2012 een update heeft uitgevoerd. Wanneer u reeds over de genoemde product update beschikt maar met een oudere datum, kunt u een update uitvoeren binnen dezelfde product update of u kunt een update uitvoeren naar een hogere product update.
Hoe zit het met Exact Globe en Exact Globe Next?
Exact Globe heet tegenwoordig Exact Globe Next. U heeft de mogelijkheid om gebruik te maken van Exact Globe Next met uitgebreide functionaliteit. Meer hierover kunt u lezen in deze aankondiging op ons Product news blog.
Voor het uitvoeren van de btw-conversie is er geen verschil tussen deze producten. U kunt het stappenplan volgen zoals het hierboven bij Exact Globe / Exact Globe Next te vinden is.
Wanneer moet ik de btw-conversie uitvoeren?
Zodra de wijziging zeker is kunt u hiermee beginnen. Wij adviseren echter om te wachten tot het keerpunt (u boekt vaker met 21% dan met 19%) is bereikt.
- Let op: in zowel Exact Globe Next en Exact Compact kunt u aangeven dat u ook de openstaande orders wilt meenemen in de conversie. Wanneer u de conversie voor 1 oktober uitvoert wordt het btw-percentage in dat geval ook in de openstaande orders aangepast. Wanneer u de order echter nog vóór 1 oktober levert mag het oude percentage gehanteerd worden. In dat laatste geval moet u voor het leveren handmatig de btw-code in de order aan te passen naar een code van 19%.
Wat te doen als ik het percentage van de btw-code handmatig heb aangepast?
Zie ook de bovenstaande vraag. Wanneer u toch het btw-percentage van de btw-code handmatig heeft aangepast zijn er 2 mogelijkheden:
- U heeft na het aanpassen niet meer geboekt. In dit geval kunt u het percentage bij de btw-code weer in originele staat herstellen.
- U heeft na het aanpassen wel geboekt. In dit geval moet u een recente back-up (waarin de btw-code niet handmatig is aangepast) herstellen of kunt u de aangemaakte boekingen, facturen, orders etc. aanpassen of verwijderen en opnieuw invoeren.
Aan welk btw-vak moet de nieuwe 21% btw-code worden gekoppeld bij binnenlandse prestaties?
Facturen voor geleverde goederen of diensten (die na 30 september worden verricht) met een factuurdatum van voor 1 oktober met het 21% tarief erop, horen bij de aangiften van augustus en september nog in het vak 1C aangeven te worden.
Door de overheid is aangegeven dat, als dit problemen geeft, het ook in vak 1A aangegeven mag worden. Met ingang van 1 oktober 2012 moet het tarief van 21% in vak 1A aangegeven te worden. Meer informatie hierover kunt vinden op de website van de Rijksoverheid.
Wat moet ik doen wanneer ik voor 1 oktober 2012 facturen ontvang met 21% btw?
Het is mogelijk dat u nu al facturen ontvangt waarop 21% btw in rekening is gebracht. Dit omdat de goederen of diensten na 1 oktober geleverd gaan worden. Het verschilt per product hoe u hier mee om moet gaan. Selecteer uw softwarepakket hieronder voor meer informatie.
Wat moet ik doen wanneer ik voor 1 oktober 2012 facturen wil versturen met 21% btw?
Het is mogelijk dat u nu al facturen moet versturen waarop 21% btw in rekening wordt gebracht. Dit omdat de goederen of diensten pas na 1 oktober geleverd gaan worden. Het verschilt per product hoe u hier mee om moet gaan. Selecteer uw softwarepakket hieronder voor meer informatie.
Wat als ik gegevens uit Exact Globe Next uitwissel met bv. andere producten?
In het document Welke methode te gebruiken bij de btw-conversie in Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise) kunt u informatie vinden over de btw-conversie wanneer u gegevens uitwisselt met andere administraties of (Exact) producten. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de uitwisseling van gegevens tussen Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise), maar ook de uitwisseling tussen de filialen en het hoofdkantoor met E-POS.
Moet ik de btw-conversie uitvoeren of mag ik zelf nieuwe btw-codes aanmaken?
U kunt ook handmatig nieuwe btw-codes aanmaken voor 21% btw. U moet er dan wel rekening mee houden dat u deze nieuwe 21% btw-codes koppelt aan de verschillende stamgegevens (debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen, artikelen inclusief artikelen per leverancier en kortingen en opslagen). Ook moet u de nieuwe btw-codes in de openstaande bestellingen en orders toepassen. De conversie past deze zaken automatisch voor u aan, maar indien gewenst kunt u dit ook handmatig doen. Let er bij het handmatig aanmaken van een nieuwe 21% btw-code op dat u de btw-code aan de juiste btw-vakken koppelt. Lees in ieder geval het stappenplan door waarin u meer informatie kunt vinden over de aanvullende handelingen (welke ook van toepassing zijn wanneer u de btw-conversie niet uitvoert maar handmatig de 21% btw-codes aanmaakt).
Ik heb al handmatig een 21% btw-code aangemaakt. Hoe gaat dit nu met de conversie?
Er zijn 2 conversie methodes beschikbaar in Exact Compact en Exact Globe / Exact Globe Next. Bij de methode Gebruik een nieuwe btw-code kunt u de reeds aangemaakt 21% btw-code selecteren zodat u na de conversie niet over twee dezelfde btw-codes van 21% beschikt. Voor meer informatie over de verschillende conversie methodes en wanneer u welke methode dient toe te passen kunt u een van de volgende documenten raadplegen:
- Exact Globe / Exact Globe Next: Welke methode te gebruiken bij de btw-conversie in Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise)?
- Exact Compact: Welke methode te gebruiken bij de btw-conversie in Exact Compact?
Wat gebeurt er met de lopende orders en offertes bij het uitvoeren van de conversie?
Bij het uitvoeren van de btw-conversie in Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om aan te geven dat het nieuwe btw-percentage ook toegepast moet te worden in open, gefiatteerde, bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet-gefactureerde verkoop- en serviceorders en in offertes. Wanneer u bij de conversie de optie Open, Gefiatteerde, Bevestigde, gedeeltelijk geleverde en niet gefactureerde verkoop- en serviceorders en in offertes aanvinkt wordt het nieuwe percentage toegepast in deze logistieke transacties. Wanneer u de optie uitvinkt blijft het oude percentage aanwezig in de betreffende logistieke transacties.
Wat gebeurt er met de lopende bestellingen bij het uitvoeren van de btw-conversie?
Bij het uitvoeren van de btw-conversie in Exact Compact en Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om aan te geven dat het nieuwe btw-percentage ook toegepast moet te worden in open, gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen. Wanneer u bij de conversie de optie Open, Gefiatteerde en gedeeltelijk ontvangen bestellingen aanvinkt wordt het nieuwe btw-percentage toegepast in deze bestellingen. Wanneer u de optie uitvinkt blijft het oude btw-percentage aanwezig in de betreffende bestellingen.
In welke (stam)gegevens wordt het btw-percentage aangepast tijdens de conversie?
Bij het uitvoeren van de btw-conversie kunt u aangeven dat u het btw-percentage tevens wilt toepassen op lopende orders, bestellingen en afhankelijk van de gekozen methode ook stamgegevens. In onderstaande documenten vindt u een overzicht in welke transacties (zoals vaste facturen, orders, etc) maar ook in welke stamgegevens het btw-percentage wordt aangepast:
Hoe kan ik een aanvullende factuur maken voor 2% extra btw?
Als gevolg van de komende btw-verhoging kan het zijn dat u voor nog te leveren prestaties, die al wel zijn gefactureerd, een aanvullende factuur van 2% btw moet versturen. Meer hierover kunt u lezen in het document: Hoe kan ik een aanvullende factuur maken voor 2% extra btw?
Moet ik in Exact Globe Next en Exact Compact nieuwe btw-rekeningen aanmaken voor de nieuwe btw-codes?
In Exact Globe Next en Exact Compact is het niet noodzakelijk om nieuwe grootboekrekeningen aan te maken. Als u voor de nieuwe btw-code aparte grootboekrekeningen wilt gebruiken is dit uiteraard wel mogelijk.
Welke conversie methode is beter?
In Exact Compact en Exact Globe (Next) heeft u de mogelijkheid om een conversie methode te selecteren. Er is geen methode beter. Alleen de wijze waarop de conversie wordt uitgevoerd is anders. De methode die u dient te selecteren is afhankelijk van uw situatie. In het document met uitleg over de methodes kunt u lezen in welke situatie u welke methode dient te selecteren. Wanneer in uw situatie beide methodes mogelijk zijn, kunt u zelf kiezen welke methode u wilt gebruiken.
Moet ik de btw-conversie uitvoeren?
Nee dit hoeft niet. U kunt ook handmatig de nieuwe btw-codes aanmaken en deze aan de juiste vakken koppelen, en vervolgens de btw-code aan de betreffende stamgegevens en transacties koppelen. Dit is echter veel meer werk dan het uitvoeren van de btw-conversie. Het uitvoeren van de conversie is sneller en de kans dat u iets vergeet aan te passen is een stuk kleiner.
Moet ik de update uitvoeren?
Ja. De update bevat naast de btw-conversie immers ook een aantal andere zaken. Denk hierbij aan onder meer een nieuwe btw lay-out. Voor Exact (Globe) voor Dos, Exact (Globe) voor Windows en Exact Compact voor Windows is de update daarnaast noodzakelijk om een correct aangifte bestand te kunnen genereren. Wanneer u de update niet installeert zullen de bedragen niet in de correcte vakken van de elektronische aangifte terecht komen. Het is daarom belangrijk dat u de update installeert. Wanneer u vervolgens liever niet de conversie uitvoert, maar dit handmatig wil doen is dit geen probleem. Zolang u de update maar installeert.
Moet ik in Exact Online nog iets aanpassen mbt de buitenlandse 19% btw-codes?
Met de btw-update voor Exact Online zal aan alle btw-codes die een percentage van 19% bevatten automatisch het percentage van 21% toegevoegd worden. Let op: indien u gebruik maakt van buitenlandse btw-codes met 19%, dan dient u de toegevoegde 21% regel handmatig te verwijderen. Dit kunt u doen via het menupad [Algemeen, Administratie Inrichting, Stamgegevens, BTW-codes].
Tip voor accountants: Maakt u gebruik van template administraties, dan adviseren we u dit in de templates te regelen.
Waar dien ik rekening mee te houden met betrekking tot vaste boekingen in Exact Online?
Ook bij vaste boekingen gebruikt Exact Online na 1 oktober het juiste btw percentage. Het btw type exclusief verandert het bedrag in de kopregel. Het btw type inclusief verandert het bedrag in de regel.
Tip: controleer voor de zekerheid uw vaste boekingen. Meer informatie vindt u in de helpbestanden.
Hoe zit het met een levering in september waarvan de factuur in oktober wordt verstuurd?
Het moment van leveren is van belang. Het moment waarop u goederen of diensten levert bepaalt of er 19% of 21% btw berekend moet. Dus niet het moment waarop u de factuur verstuurd. Wanneer u goederen of diensten levert vóór 1 oktober, berekent u 19% btw. Ook als u op of na die datum de factuur verstuurd en/of de betaling heeft ontvangen.
Hoe zit het met een levering in oktober of later terwijl de factuur al voor 1 oktober is verstuurd?
Wanneer u goederen of diensten levert na 1 oktober, berekent u 21% btw. Als u vóór die datum de factuur verstuurt of de betaling ontvangt, draagt u daarover 19% btw af. Op 1 oktober bent u echter nog het verschil tussen de 19% en 21% verschuldigd. Dit bedrag moet verwerkt worden in de btw-aangifte van oktober of het 4e kwartaal.
Waarom kan ik na de btw-conversie in Exact Compact / Exact Globe (Next) de btw-code niet aanpassen tijdens het boeken?
Wanneer bij de debiteur/crediteur is aangeven dat er tijdens het boeken niet mag worden afgeweken van de aan de debiteur/crediteur gekoppelde btw-code, kan de btw-code bij het boeken niet worden gewijzigd. In de volgende FAQ kunt u lezen hoe u dit kunt aanpassen:
